Управленческий аудит в вузе
Понятие «рынок образовательных услуг» и на сегодняшний день для многих остается неприемлемым. Однако если оставить споры о терминах и обратиться к Действительности, вряд ли можно отрицать тот факт, что не только частные, но и государственные вузы ежедневно сталкиваются с рыночными проблемами: конкуренцией, попытками монополизации, угрозами поглощения или банкротства. Чтобы успешно решать эти проблемы, руководитель учебного заведения должен обладать всеми компетенциями профессиональных управленцев и осознавать позицию своего вуза на рынке образовательных услуг. Насколько это возможно при условии, что многие вузы возглавляют люди, не имеющие профессионального образования в сфере управления и практического разностороннего опыта административной деятельности? На этот и другие вопросы отвечает генеральный директор Агентства по общественному контролю качества образования и развитию карьеры (АККОРК) Алексей Белокопытов.
Каковы предпосылки введения новой услуги для учебных заведений «Управленческий аудит и консалтинг» в пакет предложений агентства АККОРК?
В течение пяти лет своей работы наше агентство концентрировало свое внимание на оценке качества и гарантий качества образования. Одним из элементов этой оценки была оценка эффективности организации управления образовательным процессом. Поэтому мы не говорим о принципиально новой услуге – по сути, управленческий аудит и консалтинг всегда присутствовали в качестве составляющей образовательного аудита. Это обусловлено тем , что эффективность управления является одной из основных гарантий качества образования. На сегодняшний день накопленный опыт и осознание необходимости проведения оценки эффективности управления на институциональном уровне стали основанием для введения такой отдельной услуги, как комплексный управленческий аудит.
Насколько эта услуга востребована образовательными учреждениями?
Востребованности возрастает по мере осознания руководством вузов того, что учебные заведения на сегодняшний день вынуждены действовать в условиях рынка. Рынок невозможно отрицать, он есть и диктует свои правила, однако не все оказались к этому готовы. Руководители учебных заведений, подчас не являясь профессиональными управленцами, оказываются в крайне затруднительном положении, сталкиваясь с рыночными проблемами, решение которых требует разностороннего административного опыта и знания современных технологий менеджмента. В этом контексте услуга, которую мы предлагаем, абсолютно своевременна. Предложение АККОРК может быть интересно не только самим вузам – например, мы начали сотрудничество с одним из отраслевых министерств, которое с помощью агентства хочет внедрить эффективные управленческие подходы в подведомственных ему учебных заведениях, так как грамотный менеджмент вуза является гарантией достижения поставленных финансовых показателей.
Насколько, на ваш взгляд, возрастет потребность в управленческом аудите и консалтинге при массовом переходе учебных заведений в статус автономных?
Залог конкурентоспособности автономного учебного заведения – финансовая самодостаточность. Достичь ее можно лишь при высокоорганизованном, эффективном, современном менеджменте. Любое дотационное предприятие уязвимо – как только исчезает источник финансирования, исчезает и само предприятие (оно либо обанкротится, либо будет поглощено более крупным игроком). То же самое может произойти с вузом при переходе в автономный статус, поэтому в этой ситуации коренные изменения в системе менеджмента, особенно в организации коммерческой деятельности и в финансовой системе вуза, являются не просто потребностью, а единственным способом выжить, сохранить самостоятельность.
Что включает в себя комплексный управленческий аудит учебного заведения?
Основные объекты управления – это не содержание образовательного процесса, а то, каким образом решена организационная структура вуза, как распределены зоны ответственности и выстроено взаимодействие между структурными подразделениями. Эти аспекты и рассматриваются при управленческом аудите, наряду с оценкой организации, регламентации и стандартизации процессов управления, эффективности системы менеджмента качества при ее наличии, степень автоматизации рутинных и сложных процессов. Такой аудит позволяет оценить, насколько вообще управляем вуз, отслеживаются ли индикаторы эффективности в виде ключевых показателей результативности работы отдельных сотрудников и подразделений. Отдельный крупный блок, рассматривающийся при управленческом аудите, эффективность кадровой политики, включая систему материальной и нематериальной мотивации сотрудников, систему оценки качества работы персонала и мониторинга выполнения кадрами обязательных требований к их деятельности, вплоть до трудовой дисциплины и соблюдения корпоративных правил.
Один из важнейших этапов – оценка коммерческой деятельности, которую, на наш взгляд, необходимо развивать всем вузам вне зависимости от формы собственности для обеспечения достаточных финансовых ресурсов, являющихся одновременно одной из гарантий качества образования и залогом дальнейшего совершенствования. Эффективная коммерческая деятельность, позволяя вузу достойно оплачивать труд преподавателей и развивать научно исследовательский сектор, является одним из важных конкурентных преимуществ учебного заведения.
Расскажите подробнее о порядке проведения процедур управленческого аудита.
Процедуры и этапы управленческого аудита в учебном заведении выстроены по классическому образцу, который используется при аудите любого типа. Первый этап – самообследовании, на котором организация самостоятельно оценивает эффективность сложившихся процессов управления и фиксирует результаты в отчете, который затем предоставляется на рассмотрение экспертам. Следующий этап – визит экспертов в вуз, которые на месте анализируют документы, проводят интервью с руководством вуза и сотрудниками, а также выборочно беседуют со студентами – в данном случае для того, чтобы определить уровень удовлетворенности учащихся качеством образовательных услуг, что также свидетельствует о степени эффективности менеджмента. Заключительный этап оценки – подготовка экспертами отчета, который включает как фактический материал по состоянию управленческой системы вуза, так и проведенный на его основе анализ, позволяющий определить сильные и слабые стороны менеджмента, отрицательные и положительные тренды развития. Кроме того, в отчет включаются и рекомендации экспертов, которые отмечают потенциальные зоны развития вуза, риски и сценарии их нивелирования. Таким образом, мы привносим в управленческий аудит элемент консалтинга. Впрочем, безусловно, чаще всего работа с учебным заведением на этом не заканчивается, а переходит в зону консалтинга на долгосрочной основе. Мы позиционируем себя не как оценщики, а как постоянные аудиторы, консультанты, помощники учебного заведения. На основании первой аудиторской проверки мы можем в дальнейшем обеспечить постоянную внешнюю экспертизу эффективности системы управления при взаимодействии с руководством вуза и сопроводить этот процесс профессиональным консалтингом, проводя постоянный мониторинг результатов работы над выявленными проблемами и корректируя стратегию оптимизации вузовского менеджмента. Взаимодействие может протекать в разных форматах, вплоть до постоянной работы консультантов агентства на территории вуза.
Для исправления недостатков управленческой системы, выявленных в ходе аудита, зачастую нужно дополнительное обучение руководителей учебного заведения разных уровней современным технологиям менеджмента. Включаются ли обучающие курсы или семинары в услугу консалтинга?
Обучение как таковое является лишь одной из форм внедрения новых подходов и оптимизированных процессов организации деятельности. Для этой же цели могут применяться другие формы: это и коучинг, и работа консультанта на месте (когда срабатывает принцип «делай, как я»), и в то же время, безусловно, форма тренингов и семинаров – как отдельный элемент. По сути учебное заведение по ходу совместной работы с экспертами само может выбрать наиболее удобную форму взаимодействия или какие - то ее элементы. Кроме того, в наших планах уже в следующем году предложить краткосрочные программы обучения для руководителей учебных заведений разного уровня в форме 1-2 дневных тренингов и семинаров.
Каким образом АККОРК осуществляет подбор экспертов для проведения управленческого аудита и консалтинга?
Эксперты набираются по двум направлениям: прежде всего это специалисты с управленческим опытом в сфере профессионального образования. На эту позицию рассматриваются либо действующие, либо бывшие ректоры и проректоры вузов. Второе направление – профессиональные консультанты в сфере управления, которые специализируются в целом на технологиях менеджмента, независимо от того, образовательная это сфера или любая другая. Взаимодействие таких разноплановых экспертов в команде дает необходимый синергетический эффект и повышает качество услуг агентства с точки зрения технологичности, объективности оценки и результативности консалтинга.
Чаще всего в команду входят два эксперта (по одному из обеих групп), но при необходимости их число может быть увеличено до четырех. Например, в случае потребности в более тщательном финансовом аудите, приглашается соответствующий профильный эксперт, так как агентство располагает пулом внештатных экспертов широкого спектра специализаций. Однако, по крайней мере, один из экспертов – это обязательно представитель вузовской среды, так как управленческий аудит учебного заведения – это очень специфическая услуга, неосуществимая без глубокого понимания особенностей менеджмента в профессиональном образовании. Именно поэтому до сих пор такого рода консалтинг для вузов и не был развит в России – круг экспертов в этой теме невелик. АККОРК, реализующий эту услугу на профессиональном уровне, – это своего рода первая ласточка, свидетельствующая о развитии спроса и предложения в данной сфере.
На какие стандарты эффективного менеджмента опирается агентство при проведении управленческого аудита и консалтинга?
Стандартов в этой сфере очень много, однако все они, как правило, создавались и затачивались под какую то конкретную отрасль: одни – для промышленных предприятий, другие – для сферы услуг, одни для сегмента B2B, другие – для B2C, и т.д. Безусловно, прежде чем приступить к реализации услуги управленческого консалтинга, мы должны были сориентироваться в этом многообразии стандартов и выбрать наиболее актуальные, во первых, для российской действительности, во вторых, для сферы образования. Было принято решение не отходить от принятых нами ранее стандартов ESG ENQA (Европейские стандарты и руководства, разработанные Европейской ассоциацией по гарантиям качества) как базовых принципов, на которые должен опираться менеджмент вуза. При этом мы исходили из того, что управление вузом должно быть направлено на повышение качества образования, то есть в конечном счете на повышение качества подготовки выпускника и его востребованности на рынке труда. Все остальные аспекты менеджмента в учебном заведении могут быть организованы на основе различных стандартов, лучшим образом соответствующих той или иной области управления. В итоге методологами агентства был сформирован мультистандартный подход, базирующийся на ESG ENQA и учитывающий современные подходы к управлению организацией. При этом разные объекты менеджмента могут рассматриваться через призму наиболее эффективных для этой области стандартов. Допустим, оценку документооборота мы производим, опираясь на стандарты ISO, оценку проектной деятельности – на основе стандартов PMP, маркетинг вуза – в соответствии со стандартами TQM. Если мы оцениваем хозяйственную деятельность вуза, то используем «подход бережливого производства» LEAN. В то же время, безусловно, при анализе любого объекта экспертизы мы опираемся на процессный подход. При разработке мультистандартного подхода АККОРК были использованы стандарты и EFQM (Европейский фонд менеджмента качества), и EFMD (Европейский фонд развития менеджмента), то есть все лучшее, что было наработано за рубежом и в России за последний период в сфере стандартизации управленческих процессов. Кроме того, агентство проводит постоянный мониторинг всех новейших раз работок в этой области, что позволяет нам постоянно совершенствовать собственные подходы к управленческому аудиту.
